9 pasos poderosos para crear una nueva tabla dinámica desde otra.

9 pasos poderosos para crear una nueva tabla dinámica desde otra en Excel

Aprende cómo crear una tabla dinámica desde otra tabla dinámica en Excel usando Power Query en 9 pasos sencillos y efectivos. Ideal para usuarios intermedios o avanzados que buscan más control y flexibilidad en sus análisis.

Cómo crear una tabla dinámica desde otra: lo que necesitas saber

¿Te han pasado un informe en Excel que ya es una tabla dinámica y te han pedido hacer otra distinta a partir de ella? Si has intentado hacerlo, ya sabes que Excel no te deja seleccionar una tabla dinámica como fuente para una nueva. Este es uno de los obstáculos más molestos que enfrentan analistas, administrativos y profesionales de datos a diario.

La buena noticia es que existe una solución elegante, potente y completamente gratuita que te permitirá transformar esa tabla dinámica en una fuente válida para crear otra: Power Query.

Power Query no solo convierte datos de una tabla dinámica en una tabla normal, sino que además te ofrece herramientas de limpieza, organización y automatización que te van a hacer la vida más fácil.

A lo largo de este artículo te voy a enseñar paso a paso cómo lograrlo sin errores, con ejemplos reales, advertencias prácticas y consejos que te ahorrarán tiempo. Ya sea que trabajes con resúmenes de ventas, reportes de desempeño, métricas de llamadas o cualquier tabla agrupada, al finalizar este tutorial tendrás el control total para analizarlas como quieras.

¿Por qué Excel no permite usar directamente una tabla dinámica como fuente?

La razón es técnica, pero bastante lógica. Una tabla dinámica es, por definición, una agregación de datos. Ya ha agrupado, sumado, promediado o filtrado los datos originales, lo que la convierte en una estructura que no tiene la granularidad necesaria para un nuevo análisis.

Cuando intentas crear una nueva tabla dinámica usando otra ya existente, estás intentando analizar un resumen, no los datos reales. Esto puede producir errores, inconsistencias o simplemente, limitaciones.

Por ejemplo, si haces una nueva tabla dinámica basada en promedios de otra que también usaba promedios, corres el riesgo de generar promedios de promedios, lo cual es estadísticamente incorrecto y potencialmente engañoso.

Cuando y por qué deberías considerar Power Query.

Aquí es donde Power Query brilla con luz propia. Es una herramienta incorporada en Excel que permite importar, transformar, combinar y limpiar datos desde múltiples fuentes. En este caso, su utilidad principal es permitirnos “deshacer” la tabla dinámica, es decir, convertirla de nuevo en una tabla normal, limpia y lista para nuevos análisis.

Usar Power Query te da varias ventajas:

  • Flexibilidad: puedes ajustar, filtrar, combinar y modificar los datos según lo necesites.
  • Automatización: si tu tabla dinámica original cambia, puedes refrescar los datos con un clic.
  • Visualización clara: puedes ver cada paso del proceso y revertirlo si es necesario.
  • Sin alterar la fuente: trabajas sobre una copia, lo que es ideal si no tienes acceso al origen de los datos.

Preparación previa: nombra y selecciona tu tabla dinámica

Antes de sumergirnos en Power Query, es fundamental que prepares bien tu tabla dinámica. Aunque parezca un detalle menor, nombrar correctamente tu rango de datos te evitará errores más adelante y facilitará el proceso de transformación.

Selección del rango correcto y buenas prácticas.

Lo primero es identificar el área completa que ocupa la tabla dinámica. Asegúrate de incluir:

  • Todos los encabezados
  • Las filas de datos
  • Cualquier columna lateral que forme parte del cuerpo de la tabla


Haz clic en la primera celda de la tabla dinámica y, manteniendo pulsada la tecla Shift, selecciona hasta la última celda con datos.

Una vez seleccionado el rango:

  1. Dirígete al cuadro de nombres, ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas.
  2. Escribe un nombre fácil de recordar, como pivot_rango o tabla_dinamica_base, y presiona Enter
    .

Este paso es especialmente útil si estás trabajando con múltiples tablas dinámicas en un mismo archivo. Así podrás referenciar cada una de forma clara y sin confusiones.

Usar el cuadro de nombre y sus ventajas.

Nombrar tu rango tiene múltiples beneficios:

  • Claridad: Power Query podrá identificar el rango sin que tengas que recordar celdas específicas.
  • Flexibilidad: Si el rango se actualiza, solo necesitas cambiar la definición del nombre, no todos los pasos posteriores.
  • Reutilización: Puedes usar este nombre en fórmulas, validaciones de datos o gráficos adicionales.

 

Transformación de datos en Power Query paso a paso.

Una vez que hayas nombrado tu tabla dinámica, estás listo para empezar con Power Query. Esta herramienta te permitirá convertir esa tabla dinámica —que por naturaleza está resumida— en una tabla regular con datos estructurados. Esta tabla será la base para tu nuevo análisis.

Cómo des-pivotar correctamente sin errores.

El proceso comienza así:

  1. Selecciona cualquier celda dentro de tu tabla dinámica ya nombrada (pivot_rango).
  2. Ve a la pestaña Datos de Excel.
  3. Haz clic en Desde tabla/rango dentro del grupo Obtener y transformar datos.

Esto abrirá el Editor de Power Query con la tabla cargada. Aquí vamos a deshacer la “pivotación” de los datos, es decir, vamos a transformar columnas en filas.

¿Cómo se hace?.

  • Selecciona las columnas que deben permanecer como etiquetas (por ejemplo, Representante, Día de la semana).
  • Haz clic derecho sobre alguna de las columnas seleccionadas y elige Des-pivotar otras columnas.

Esto reorganiza tu tabla, cambiando múltiples columnas de datos en una estructura de tres columnas:

  • Etiquetas (por ejemplo, nombre, categoría)
  • Atributo (el nombre original de la columna)
  • Valor (el contenido numérico o texto)

Eliminar totales, rellenar valores y limpiar los datos.

Las tablas dinámicas suelen incluir totales y subtotales que ya no necesitamos. También pueden tener valores faltantes en las filas.

Para limpiar:

  • Rellenar hacia abajo:
    • Selecciona la columna con valores nulos (como el nombre del representante).
    • Ve a la pestaña Transformar y selecciona Rellenar > Hacia abajo.
 
  • Eliminar filas con “Total” o “Subtotal”:
    • Aplica un filtro de texto y elimina todas las filas donde las celdas contengan la palabra “Total”.
 
  • Eliminar columnas de totales generales:
    • Si hay columnas como “Total general”, selecciónalas y haz clic en Eliminar columna.

Cargar datos de vuelta en Excel y crear la nueva tabla dinámica.

Ya con tus datos “planchados” y listos, es momento de devolverlos a Excel:

  1. En el Editor de Power Query, haz clic en Inicio > Cerrar y cargar.
  2. Esto insertará una tabla nueva en tu hoja de cálculo.
 

Para crear tu nueva tabla dinámica:

  1. Selecciona cualquier celda de esta tabla recién insertada.
  2. Ve a Insertar > Tabla dinámica.
  3. Escoge si quieres crearla en una hoja nueva o existente.
 

Ahora puedes usar tus nuevos datos limpios como si fueran datos originales. Puedes agrupar, filtrar, sumar, contar o analizar con toda la potencia de las tablas dinámicas.

Errores comunes y consejos expertos al trabajar con Power Query.

Aunque Power Query es una herramienta poderosa y flexible, no está exenta de desafíos, especialmente cuando trabajas con tablas dinámicas complejas o cambiantes. A continuación, te presento los errores más comunes y cómo solucionarlos de forma rápida y efectiva.

Qué hacer cuando cambian las columnas del origen.

Uno de los errores más frecuentes ocurre cuando la tabla dinámica original cambia después de haber configurado Power Query. Por ejemplo, se agregan nuevas columnas, cambian los nombres o se reorganizan los campos.

Solución:

  • Ve a la pestaña Fórmulas > Administrador de nombres.
  • Busca el nombre que asignaste (pivot_rango) y actualiza el rango de celdas manualmente.
  • Luego, en el Editor de Power Query, ubica el paso que lanza error (normalmente se indica con un ícono amarillo).
  • Edita el paso para reflejar los nuevos nombres de columnas o estructura.

Cómo evitar errores con promedios y valores nulos.

Muchos usuarios caen en la trampa de pensar que pueden calcular promedios de promedios, pero eso suele llevar a resultados estadísticamente erróneos. Este método funciona bien para sumas o conteos, pero no para medias o tasas.

Recomendación:

  • Si necesitas promedios reales, intenta conseguir los datos originales.
  • En caso de no ser posible, al menos informa claramente que el dato proviene de un “promedio de promedios”.
 

Respecto a los valores nulos, si ves celdas vacías en Power Query, asegúrate de aplicar:

  • Rellenar hacia abajo (en columnas como nombres o categorías).
  • Convertir tipos de datos: Si Power Query interpreta un número como texto, ve a Transformar > Detectar tipo de datos o haz clic derecho sobre la columna y selecciona Cambiar tipo > Número decimal.
 

Otras recomendaciones clave.

  • Refrescar los datos correctamente:
    • Haz clic derecho sobre la tabla transformada y selecciona Actualizar.
    • Luego haz lo mismo sobre la nueva tabla dinámica para que los datos reflejen los últimos cambios.
  • Guardar versiones: Antes de realizar transformaciones complejas, guarda una copia de tu archivo. Algunos pasos no son fácilmente reversibles.
  • Explora pasos paso a paso: En el panel derecho del Editor de Power Query puedes revisar y editar cada transformación aplicada. Esto es ideal para aprender y depurar errores.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear una tabla dinámica desde otra.

  • ¿Puedo hacer una tabla dinámica directamente desde otra sin usar Power Query?

No. Excel no permite usar una tabla dinámica como fuente directa para otra. Necesitas convertirla primero en una tabla regular, lo cual puedes hacer con Power Query.

  • ¿Qué pasa si la tabla dinámica original cambia después?

Tendrás que actualizar manualmente el rango nombrado (pivot_rango) y luego refrescar tanto la consulta de Power Query como la nueva tabla dinámica. Todo esto se puede hacer en segundos si ya tienes el flujo armado.

  • ¿Puedo automatizar este proceso?

Sí. Una vez creada la consulta de Power Query y tu nueva tabla dinámica, todo se puede actualizar con unos pocos clics: botón derecho > Actualizar. También puedes programarlo con VBA si deseas llevarlo a otro nivel.

  • ¿Funciona este método con todos los tipos de datos?

Funciona mejor con datos numéricos y categóricos que se resumen con sumas o conteos. No se recomienda para promedios, porcentajes o datos que requieren cálculos estadísticos más precisos sin acceso al origen.

  • ¿Power Query es gratuito?

Sí. Está disponible de forma nativa en Excel desde la versión 2016 en adelante. También está disponible como complemento descargable en versiones anteriores de Excel 2010 y 2013.

  • ¿Qué otros usos tiene Power Query además de esto?

¡Muchísimos! Puedes combinar archivos, conectar con bases de datos, limpiar texto, separar columnas, agrupar registros, realizar transformaciones complejas y preparar dashboards automáticos. Es una herramienta clave para cualquier analista.

Conclusión: Domina Excel más allá de lo básico.

Crear una tabla dinámica desde otra ya existente puede parecer un callejón sin salida si solo conoces las funciones básicas de Excel. Sin embargo, con Power Query en tu arsenal, puedes transformar incluso los informes más cerrados en bases de datos flexibles y listas para analizar como tú quieras.

En este artículo, aprendiste:

  • Por qué Excel no permite hacerlo directamente
  • Cómo preparar tu archivo y nombrar el rango correctamente
  • Paso a paso cómo des-pivotar la tabla y transformarla
  • Qué errores evitar y cómo solucionarlos
  • Y finalmente, cómo mantener actualizado el flujo con un par de clics

Ahora es tu turno: pon en práctica este proceso y lleva tus análisis a un nuevo nivel. Cuanto antes te familiarices con Power Query, más control tendrás sobre tus datos.

Ahora es tu turno: pon en práctica este proceso y lleva tus análisis a un nuevo nivel.

Cuanto antes te familiarices con Power Query, más control tendrás sobre tus datos.



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